Přeskočit na hlavní obsah

Detail zaměstnance

K čemu to je​

Profil zaměstnance sdružuje vše, co o něm InBook ví — osobní údaje, úvazky, nárok a čerpání dovolené a historii změn.

Kde to najdete​

Osoby → klik na zaměstnance. Nebo z docházky přes odkaz Zobrazit profil a úvazky v měsíčním souhrnu.

Jak to funguje​

Profil má čtyři hlavní bloky.

Základní informace​

Jméno a příjmení, osobní číslo, datum narození, e-mail, firma, stav a datum nástupu (případně ukončení). Údaje upravíte tlačítkem Upravit.

Osobní číslo lze změnit i dodatečně. Dřív šlo zadat jen při zakládání osoby, takže překlep v něm byl trvalý. Nyní ho v režimu úprav přepíšete jako kterékoli jiné pole. Necháte-li ho prázdné, aplikace přidělí při uložení další volné číslo v řadě. Dva zaměstnanci ale stejné číslo mít nemohou — uložení se zastaví s hláškou Toto osobní číslo už používá …, protože právě přes osobní číslo se docházka páruje se mzdovým systémem.

Rodné číslo InBook needviduje. Dřív tu pole bylo, ale aplikace ho k ničemu nepotřebuje — pro mzdy vykazuje odpracované hodiny a s účetním systémem se páruje přes osobní číslo. Rodné číslo je přitom zvláštní kategorie osobního údaje, takže ho nemá smysl držet. Nahradilo ho datum narození, které je nepovinné.

Úvazky​

Každý úvazek nese typ (např. plný, zkrácený — dle katalogu v nastavení), rozsah v hodinách týdně, pracovní pozici a období platnosti (datum nástupu, případně ukončení). U úvazku vidíte i čerpání dovolené jako pruh: tmavší část je dovolená, která už proběhla, světlejší ta zadaná dopředu (naplánováno) a zbytek jsou volné hodiny. Pod pruhem jsou všechny tři hodnoty v hodinách.

  • Nový zaměstnanec dostane úvazek už při založení. Pozici, typ úvazku a rozsah vyplníte rovnou v dialogu Přidat osobu, takže sekce Úvazky má hned jeden řádek. Prázdná zůstane jen u osob založených dřív, než to dialog uměl, a v prostoru, který nemá založený žádný typ úvazku — tam úvazek vzniká až tím, že ho někdo přidá a vyplní zde. V docházce se taková osoba stále objeví, jen zatím bez údajů o úvazku.

  • Přidat úvazek — bez vybrané pracovní pozice se úvazek v přehledech nezobrazí, pozice je proto povinná. Chybí-li v nabídce ta správná, je na konci rozbalovacího seznamu odkaz Přidat pozici — otevře katalog pozic v Nastavení › Personalistika. (Rozdělaný formulář se tím zavře, takže si pozici raději založte dřív, než začnete úvazek vyplňovat.)

  • Rozsah (h/týden) se dá vyplnit ručně. U pracovního poměru se po zvolení typu předvyplní hodnotou z katalogu (např. HPP = 40), ale přepsat ji můžete — zkrácený úvazek na 30 hodin týdně je pořád HPP. Pozor: přepnutí typu rozsah znovu přepíše návrhem nového typu. Prázdný nebo nulový rozsah uložit nelze.

  • U dohod (DPP, DPČ) se rozsah nepředvyplňuje. Hodnota v katalogu je u dohod zákonný strop, ne sjednaný rozsah — u dohod se platí skutečně odpracované hodiny. Aplikace proto pole nechá prázdné a strop pouze připomene pod polem; vy doplníte rozsah, na kterém jste se s pracovníkem dohodli.

  • Strop se připomíná v období, ve kterém ho máte v katalogu. Je-li nastavený jako 300 h/rok, aplikace napíše „Zákonný strop: 300 h/rok" a průměrný týdenní přepočet přidá jen do závorky. Roční nebo měsíční strop je součet za celé období — 300 hodin za rok můžete odpracovat i v jediném měsíci, a jednotlivý týden nad průměrem tedy limit neporušuje.

  • Upozornění přijde, až když by rozsah přesáhl celé období. Aplikace váš týdenní rozsah přepočte na celé období stropu a porovná součty: 6 h/týden je za rok 312 hodin, tedy nad stropem 300 h. Uložení to nezablokuje — rozsah zadejte podle toho, na čem jste se dohodli.

  • Typy dovolené se předvyplní. Nový úvazek dostane rovnou všechny aktivní typy dovolené z katalogu (Nastavení › Personalistika › Dovolená) i s ročním nárokem ve dnech. Řádky můžete před uložením ubrat nebo přidat — co v nich zůstane, to je nárok daného úvazku. Nemá-li firma žádný typ dovolené založený, zůstane sekce prázdná a úvazek vznikne bez nároku.

  • Každý typ dovolené smí být na úvazku jen jednou. Typ, který už jiný řádek má, se v nabídce nenabídne, a jakmile jsou vyčerpané všechny, zmizí i odkaz Přidat typ dovolené. Dva stejné řádky by nárok zdvojily.

  • Historie úvazku — starší i budoucí verze úvazku (změny rozsahu, pozice) zůstávají dohledatelné.

  • Platnost změny — při úpravě existujícího úvazku vyberete, od kdy nová hodnota platí. Jsou to dvě různé věci a nárok na dovolenou vyjde pokaždé jinak:

    • Změna platí od (výchozí je dnešek) — úvazek se od tohoto data opravdu mění. Předchozí období si nechá původní rozsah a nárok se za každý úsek počítá zvlášť. Datum jde posunout dozadu, nejdál k datu nástupu; dopředu ne, protože zapsaná změna platí okamžitě.
    • Oprava údaje — hodnoty platily od začátku úvazku, jen byly zadané špatně. Nárok se přepočítá od data nástupu a nahradí se všechny dosavadní záznamy, které uvádějí jiný rozsah. Zvolte ji, když jste se u rozsahu překlikli; na skutečnou změnu rozsahu ji nepoužívejte, ta by se z historie ztratila.

  • Datum Od lze u existujícího úvazku přepsat. Úvazek se tím přepíše na nové datum nástupu a nárok se od něj přepočítá — je to oprava toho, odkdy úvazek běží, ne změna platná až od dneška, takže Platnost změny se u ní neuplatní. Používejte ji, jen když bylo datum zadané špatně; skutečný nový úvazek (třeba po přerušení) založte jako další řádek.

  • Datum ukončení jde změnit i smazat. Křížek v poli Datum ukončení datum vymaže a po uložení úvazek zase běží. Nové datum nahradí to původní.

  • Smazat úvazek (tlačítko vlevo dole v úpravě úvazku) odstraní úvazek úplně — z detailu, z docházky i z výpočtu dovolené, včetně docházky a dovolené, které na něm už jsou zapsané. Aplikace se před smazáním zeptá. Mažte jen úvazek založený omylem; skončený úvazek ukončete datem ukončení.

  • Jak se počítá nárok? — odkaz zobrazí rozpad výpočtu: nárok na dovolenou se přepočítává poměrně podle rozsahu úvazku (h/týden vůči plnému úvazku) a části roku, po kterou úvazek trvá. Rozpad ukazuje i referenční body, proti kterým si poměrné číslo ověříte:

    • Plný roční nárok (52 týdnů) — kolik by úvazek se stejným rozsahem dal za celý rok. Poměrná částka je zlomek právě z něj.
    • Odpracováno v roce — kolik celých týdnů úvazek v daném roce trvá, například 43 / 52 týdnů. Tímto podílem se plný nárok krátí.
    • řádek za každý typ dovolené — u úvazku s víc typy (například základní minimum a firemní bonus) uvidíte nárok každého zvlášť, ne jen součet. Právě tato čísla porovnává mzdová účetní; součet je poslední řádek Nárok pro rok.

    Každý řádek se zaokrouhluje nahoru na celé hodiny samostatně, takže sedí s tím, co spočítá mzdová účtárna. U dohod se počítá jinak — viz níže.

  • U dohod (DPP, DPČ) nárok naskakuje z odpracovaných hodin. Nevzniká automaticky datem nástupu: pracovní vztah musí trvat aspoň 28 dní a pracovník musí odpracovat aspoň 80 hodin. Do té doby je nárok nula a aplikace u úvazku napíše, jak daleko k oběma podmínkám je. Potom přibývá po každých odpracovaných 20 hodinách.

Přehled dovolené​

Souhrnná karta: roční nárok, vyčerpáno a zbývá, s grafickým vyjádřením poměru volné a vyčerpané dovolené.

Historie osoby​

Časová osa všeho, co se u zaměstnance zaznamenalo — od nejnovějšího. Poslední proběhlá položka je zvýrazněná, položky s datem v budoucnu nesou štítek Budoucí změna.

Osa ukazuje vždy jeden rok, na začátku ten letošní. Starší roky přepnete výběrem roku v pravém horním rohu karty; nabízí se jen roky, ve kterých se něco zaznamenalo.

Zapisují se dva druhy událostí:

  • Úvazky — Úvazek zahájen, Úvazek upraven, Úvazek ukončen, pod tím název firmy. Datum je den, odkdy změna platí. Opravy omylem zadaného úvazku se tu neobjeví — něco, co nikdy neplatilo, není změna.
  • Dovolená — Dovolená zadána, Dovolená upravena a Dovolená zrušena, pod tím druh volna a období, kterého se týká (např. Dovolená • 06. 07. 2026 – 10. 07. 2026 nebo Sick Day • 08. 07. 2026). Datum je den, kdy se záznam pořídil, ne kdy se čerpalo. Proto se osa nepřekrývá se seznamem Zadané dovolené nad ní: ten říká, kdy se nepracovalo, tohle říká, kdy to někdo zapsal.

Jeden zápis je jeden řádek. Když v docházce vyplníte dovolenou den po dni, celý týden zapsaný najednou se na ose ukáže jako jediné Dovolená zadána se spojeným obdobím. Když z delší dovolené uvolníte jeden den nebo u dne změníte druh volna, objeví se jako Dovolená upravena s obdobím, které se upravovalo — ne jako zrušení, které nikdo neudělal.

Smazaná dovolená z osy nezmizí — zůstane na ní jako Dovolená zrušena i s obdobím, které se rušilo. Ze seznamu Zadané dovolené a z čerpaného nároku zmizí, protože už neplatí; historie ale musí zůstat dohledatelná.

Na co si dát pozor​

  • Pracovní pozice je u úvazku povinná. Úvazek bez ní se v přehledech a v docházce neobjeví.
  • Dvě souběžné úvazky na stejné pozici nejdou. Zaměstnanec může tutéž pozici zastávat po sobě (návrat po povýšení, opětovný nástup), ale ne ve dvou úvazcích současně — to je jedna práce zapsaná dvakrát a všechny počty podle pozic by ho počítaly dvakrát. Aplikace v takovém případě napíše, který úvazek stojí v cestě, a Uložit nechá zamčené.
  • Nepodařené uložení úvazku se teď ohlásí. Dřív formulář jen zůstal otevřený, což vypadalo jako mrtvé tlačítko.
  • E-mail je nepovinný, ale musí být platný. Pole můžete nechat prázdné. Vyplněná adresa se kontroluje na tvar — bez zavináče nebo s mezerou uvnitř se karta neuloží. Adresu navíc nemohou mít dva lidé stejnou: podle ní se zaměstnanec páruje s uživatelským účtem a s pozvánkou, takže duplicita by druhý záznam zneviditelnila.
  • Nárok na dovolenou není paušální číslo — počítá se poměrně podle rozsahu úvazku a podle toho, jakou část roku úvazek trvá. Zkrácený úvazek nebo nástup v půlce roku proto dá nižší nárok než plných 12 měsíců. Kolik by úvazek dal za celý rok a kolika týdny se krátí, je vidět v rozpadu Jak se počítá nárok? — porovnáním obou čísel poznáte, jestli je nižší nárok správný, nebo jen chybí datum nástupu.
  • Úvazek nejde uložit bez data nástupu. Bez něj by se nárok počítal od
    1. ledna, tedy i za měsíce, kdy úvazek ještě neběžel. Při zakládání se předvyplní datum nástupu zaměstnance, takže stačí potvrdit; u zaměstnance, který datum nástupu vyplněné nemá, ho doplňte.
  • Rozsah úvazku musí být vyplněný — kromě dohod (DPP, DPČ), u kterých se rozsah často nesjednává a nárok se počítá z odpracovaných hodin. Úvazek bez rozsahu nemá z čeho nárok spočítat a ukáže nulu. Zkontrolujte to hlavně u zaměstnanců přenesených ze starší evidence — u nich rozsah někdy chybí a doplní se až prvním uložením úvazku.
  • U dohody je „den" dovolené vždy 4 hodiny, bez ohledu na sjednaný rozsah. Zákon u dohod počítá nárok z fikce 20 hodin týdně, a aplikace ve stejné jednotce nárok i čerpá — jinak by přepočet na dny neodpovídal hodinám, které pracovník opravdu dostal. Do docházky se přitom zapisují skutečné hodiny daného dne, takže se čísla v mřížce a v přehledu dovolené u dohod liší záměrně.
  • Změna úvazku nepřepisuje historii. Starší verze zůstávají dohledatelné, takže se dá zpětně zjistit, jaký rozsah platil v daném měsíci.
  • Špatně zadaný rozsah opravte přes Oprava údaje, ne obyčejnou změnou. Obyčejná změna platí až ode dne, kdy ji uložíte — chybný rozsah tedy zůstane v platnosti za celé období před opravou a nárok na dovolenou z něj celou tu dobu počítá. U zkráceného úvazku, který byl omylem chvíli vedený jako plný, to dělá i desítky hodin navíc. Oprava údaje naopak platí od data nástupu, takže chybná hodnota nezaplatí ani jeden den.
  • Co se na ose sloučí do jednoho řádku, rozhoduje čas a autor. Za jeden zápis se berou záznamy jednoho člověka pořízené krátce po sobě (do deseti minut). Dny zapsané v různou dobu nebo různými lidmi zůstanou samostatnými řádky, i když na sebe navazují. Řádek Dovolená upravena uvádí období, které se upravovalo; co z něj zůstalo platné, najdete v seznamu Zadané dovolené.
  • Ukončený úvazek z detailu nezmizí. Zůstává v seznamu se štítkem Ukončený jako součást historie zaměstnance, ale do docházky za období po datu ukončení už nevstupuje. Počet řádků v detailu proto může být vyšší než počet úvazků, které právě běží. Aktivní úvazky se řadí nahoru, takže řádek úplně nahoře je vždycky ten, který zaměstnanec drží teď.

Související​