Docházka
K čemu to je
Docházka je měsíční přehled odpracovaného času celé firmy. Slouží jako podklad pro mzdy a jako evidence nepřítomností (dovolená, nemoc, svátky).
Kde to najdete
Docházka v levém postranním panelu (na užší obrazovce v nabídce ☰).
Jak to funguje
Každý řádek odpovídá jednomu úvazku zaměstnance (osoba s více úvazky má více řádků), sloupce jsou dny v měsíci. Pod jménem stojí osobní číslo, zkratka pozice a název typu úvazku — pojmenovaný tak, jak ho máte v Nastavení › Personalistika, tedy stejně jako v seznamu Osoby i v detailu zaměstnance.
V každém měsíci se zobrazují jen úvazky, které v něm opravdu trvaly. Zaměstnanec, který nastoupil 1. srpna, se tedy v červencové docházce neobjeví — a ukončený úvazek zmizí z měsíců po datu ukončení.
Záhlaví dní
Nad každým dnem je jeho zkratka (Po, Út, St, Čt, Pá, So, Ne), takže je vidět na první pohled, kam v měsíci padají víkendy. Barva sloupce říká, co je den zač: dnešek a státní svátek mají vlastní odstín, dny hromadné dovolené zadané v Nastavení › Kalendář další a nepracovní dny jsou šedé. Po najetí myší na záhlaví se ukáže název svátku nebo hromadné dovolené.
Vyplnění celého měsíce
Najedete-li myší na jméno v levém sloupci, objeví se u něj ikona hůlky. Kliknutím se zaměstnanci vyplní všechny prázdné pracovní dny měsíce jeho denní dobou podle úvazku — u úvazku na 25 h týdně tedy 5 h na den.
Státní svátek, který připadne na pracovní den, se vyplní jako SV (národní svátek) se stejnou denní dobou. Platí to i tehdy, když máte zvýraznění svátků v Nastavení vypnuté — to se týká jen zobrazení. U dohod (DPP, DPČ) zůstane svátek prázdný — náhrada za svátek se u nich neplatí.
Co se nevyplní: dny, které už nějaký záznam mají (ručně zadané hodiny se nepřepíšou), víkendy a nepracovní dny (i když na ně připadne svátek) a dny mimo úvazek. Dny spadající do hromadné dovolené se vyplní jako dovolená (RD) — kromě svátků, ty dostanou SV —, a to jen dokud na ni sahá nárok — zbytek zůstane prázdný a InBook vám napíše, kolik dní takto vynechal.
Ukliknuli jste se? Hned po vyplnění nabídne InBook dole tlačítko Vrátit. Vyprázdní přesně ty dny, které hůlka právě vyplnila — včetně hromadné dovolené, která se tím odebere i z Zadaných dovolených. Den, který jste mezitím ručně upravili, nechá být. Tlačítko zmizí po pár vteřinách a platí jen pro zobrazený měsíc.
Úvazek bez sjednaného týdenního rozsahu (typicky dohoda) hůlku nenabízí — není z čeho denní dobu odvodit.
Pohyb v čase
Mezi sousedními měsíci se přepínáte šipkami Předchozí měsíc / Další měsíc; tlačítko Dnes vás vrátí na aktuální měsíc. Na telefonu zároveň vybere dnešní den (Po dnech), nebo k němu posune měsíc otevřeného úvazku (Po lidech).
Na vzdálenější měsíc skočíte kliknutím na název měsíce — otevře se přehled roku s dvanácti měsíci. Šipkami u letopočtu přepnete rok. Loňské jaro je tak na dva kliky místo dvaceti stisků šipky.
Zobrazený měsíc je součástí adresy stránky, takže po obnovení stránky zůstanete tam, kde jste byli — a odkaz můžete poslat kolegovi, otevře se mu stejný měsíc. Odkaz bez měsíce vždy otevře ten aktuální.
Vyhledávání a filtry
- Vyhledat podle jména, čísla… — fulltextové hledání.
- Úvazek — filtr podle typu úvazku.
- Stav — filtr podle stavu zaměstnance.
Zadání záznamu
Kliknutím na buňku dne otevřete rychlé zadání záznamu:
- Zvolte Druh (např. Práce, Dovolená…).
- Zadejte Počet hodin. Necháte-li pole prázdné, doplní se denní úvazek zaměstnance — stejné číslo, jaké pole nabízí jako nápovědu.
- Potvrďte tlačítkem Potvrdit. Volbou Přidat další zapíšete do téhož dne více záznamů (např. půl dne práce + půl dne dovolené).
U už zapsaného dne otevřete kterýkoli záznam k úpravě kliknutím na jeho řádek — na název druhu i na hodiny.
Vyplňování klávesnicí
Celý měsíc se dá vyplnit bez myši:
| Klávesa | Co udělá |
|---|---|
| Šipky, Tab / Shift+Tab | Uloží rozepsanou hodnotu a posune se na sousední buňku |
| číslice | Začne zápis hodin — i do buňky, která už něco obsahuje (původní obsah přepíše) |
písmena zkratky (např. RD) | Začne zápis druhu — obsazenou buňku přepíše stejně jako číslice |
| Enter | Uloží buňku a posune se na další den |
| Delete, Backspace | Vyprázdní den; buňka zůstane vybraná, takže se dá hned psát dál |
| Ctrl+C / Ctrl+V | Zkopíruje obsah buňky a vloží ho do jiné |
| Esc | Zavře buňku a rozepsanou hodnotu zahodí |
Po napsání hodin můžete místo Enteru rovnou zvolit druh (např. RD) z lišty nad buňkou — uloží se s napsanými hodinami a výběr se posune na další den, takže se v psaní pokračuje plynule.
Uložení při odchodu z buňky
Rozepsaná hodnota se uloží pokaždé, když z buňky odejdete — šipkou, Tabem, Enterem i kliknutím myší jinam. Výběr se přitom přesune tam, kam jste klikli. Zahodit rozepsanou hodnotu můžete klávesou Esc.
Nerozumí-li InBook tomu, co jste napsali (třeba xy), neuloží nic a dole
napíše: Nerozpoznaný zápis. Zadejte hodiny (např. 8; 7,5; 5:30) nebo kód
(např. RD; RD 4). Při psaní klávesnicí zůstane buňka otevřená, ať se dá
překlep opravit.
Zápis druhu a automatické hodiny
Napíšete-li do buňky jen zkratku druhu — třeba RD — doplní InBook hodiny
sám podle týdenního rozsahu toho úvazku: rozsah dělí pěti pracovními dny.
Zaměstnanci s úvazkem 30 h/týden se tak zapíše RD 6 h, kolegovi s úvazkem
40 h/týden RD 8 h. Totéž číslo nabízí nápověda v buňce i ve formuláři.
Chcete-li jiný počet hodin, napište ho za zkratku: RD 4 (nebo RD4,
případně 4 RD) uloží čtyři hodiny řádné dovolené. Hodiny přijímá i ve tvaru
7,5, 5:30 nebo 5h30m. Samotné číslo bez zkratky se uloží jako Práce.
Zkratky se píší bez ohledu na velikost písmen a fungují všechny z tabulky níže.
Kopírování zrychluje opakované dny: Ctrl+C si zapamatuje celý obsah buňky — druh i hodiny, i když jich je v jednom dni víc — a Ctrl+V ho vloží do vybrané buňky. Zkopírovaná prázdná buňka den vyprázdní. Vložení projde stejnou kontrolou jako ruční zápis, takže se do řádku bez úvazku nic nevloží.
Zkratky záznamů
| Zkratka | Význam |
|---|---|
| H | Práce |
| RD | Řádná dovolená |
| SV | Národní svátek |
| N | Nemoc |
| P | Paragraf (ošetřování člena rodiny) |
| NV | Náhradní volno |
| RD+ | Nařízená dovolená |
| OS | Neplacené volno |
| PV | Placené volno — překážky v práci s náhradou mzdy (lékař, svatba, pohřeb, darování krve…) |
Souhrn na konci tabulky
Za posledním dnem měsíce, oddělený svislou linkou, stojí souhrn hodin podle druhů. Každá zkratka má vlastní sloupec, takže se čísla dají číst shora dolů napříč zaměstnanci; druh, který v měsíci nemá žádný záznam, zůstane prázdný. Souhrn zůstává vidět, i když tabulku posunete na začátek měsíce, a počítá se zvlášť pro každý úvazek — stejně jako samotná docházka.
Všech devět sloupců zabere kus šířky, kterou by jinak dostaly dny. Šipkou v hlavičce souhrnu ho proto sbalíte na samotné odpracované hodiny a stejnou šipkou zase rozbalíte; volba se pamatuje pro tento prohlížeč, takže na notebooku můžete mít souhrn sbalený a na širokém monitoru rozbalený. Celý rozpad jednoho zaměstnance zůstává i po sbalení dostupný — kliknutím na jeho jméno.
Měsíční souhrn zaměstnance
Kliknutím na jméno zaměstnance se zprava vysune souhrn jeho měsíce: odpracované hodiny, řádná dovolená, neschopenka, náhradní volno a svátky, včetně počtu záznamů. Odkaz Zobrazit profil a úvazky vede přímo do detailu zaměstnance.
Na tabletu a telefonu
Na tabletu (i na šířku) a na telefonu otočeném na šířku zůstává tabulka, jen užší: vejde se do ní víc dní a souhrn na konci ukazuje jen odpracované hodiny (celý rozpad zůstává po klepnutí na jméno). Tisk a Export CSV jsou v nabídce ⋯ vedle počtu pracovních dní. Ikona hůlky je na dotykové obrazovce vidět stále, nemusí se na ni najíždět.
Na dotykové obrazovce se klepnutím prstem na den zespodu vysune panel dne:
- Zapsat celý den — druhy záznamu s plnými názvy; klepnutím se den zapíše celou denní dobou úvazku (u úvazku 30 h/týden tedy 6 h) a panel se zavře.
- Upravit — stejný formulář jako na počítači: druh, počet hodin a Přidat další. Tlačítkem Zpět se vrátíte k rychlé volbě.
- Kopírovat, Vložit, Smazat — totéž co
Ctrl+C,Ctrl+VaDeletenad buňkou.
Odmítne-li InBook zápis (třeba dovolenou na víkend), napíše proč přímo v panelu.
Na telefonu na výšku tabulku nahradí dva pohledy, mezi kterými přepínáte nad seznamem:
- Po lidech — úvazky pod sebou s odpracovanými hodinami za měsíc. Klepnutím na úvazek otevřete jeho měsíc po dnech; klepnutím na den panel dne. Pracovní den bez záznamu má u sebe Zapsat. Šipkou vlevo se vrátíte na seznam, hůlkou vpravo vyplníte celý měsíc.
- Po dnech — pás dnů měsíce a pod ním všichni, kdo ten den pracují. Tečka pod dnem je zelená, když má záznam každý, kdo ho mít má, a oranžová, když někomu chybí. Tlačítkem Doplnit všem vyplníte vybraný den všem, kdo záznam ještě nemají — stejně jako hůlka, jen pro jeden den, a stejně se dá Vrátit. Kdo záznam nemá, má u jména Zapsat.
Tisk a Export CSV jsou na telefonu v nabídce ⋯ vedle nadpisu, filtry pod ikonou vedle vyhledávání.
Tisk
Tlačítkem Tisk stáhnete zobrazený měsíc jako PDF k vytištění a archivaci. Výkaz má dvě části.
Na první straně je kalendář: jeden řádek na úvazek a jeden sloupec na den, v jehož záhlaví je zkratka dne stejně jako na obrazovce. Víkendy a státní svátky jsou podbarvené, vpravo jsou dva součty (Odpr. h jen odpracované hodiny, Celkem h včetně dovolené a nemoci).
Na druhé straně je souhrn: opět jeden řádek na úvazek, ale sloupec na každý druh záznamu (H, RD, SV, N, P, NV, RD+, OS, PV) a měsíční počet hodin v každém z nich. Druh, který se za měsíc neobjevil, zůstane prázdný, ať jsou vidět čísla, na kterých záleží. Pod tabulkou jsou vysvětlivky zkratek.
Delší seznam zaměstnanců pokračuje na dalších stranách se stejnou hlavičkou; souhrn vždy začíná na nové stránce.
Do PDF jde přesně to, co máte na obrazovce — tedy i zapnuté filtry a vyhledávání. Chcete-li výkaz za celou firmu, filtry nejdřív zrušte.
Export
Tlačítkem Export CSV stáhnete zobrazenou docházku pro další zpracování (mzdy, archivace).
Na co si dát pozor
- Dovolená nad rámec nároku se zeptá. Nemá-li úvazek dost zbývajícího nároku, InBook den nezapíše rovnou: ukáže, kolik zbývá a kolik by den čerpal, a nabídne Zapsat neplacené volno (OS) nebo Přesto zapsat. Druhá volba je v pořádku — dovolená nad nárok se vyrovnává ve mzdě — jen už o ní víte. Takový den se navíc označí: v Detailu zaměstnance má v seznamu Zadané dovolené odznak Nad rámec nároku. U dohod (DPP, DPČ) se nárok počítá z hodin odpracovaných na té dohodě v daném roce. Dokud nejsou splněné obě podmínky — 28 dní trvání a 80 odpracovaných hodin — je nárok nula, takže se InBook zeptá u každého dne dovolené.
- Do dnů mimo úvazek nejde psát. Nastoupí-li někdo 10. 9., jsou buňky 1.–9. 9. v jeho řádku šedé a neaktivní; totéž platí pro dny po ukončení úvazku. Kdyby se tam přesto zápis pokusil dostat (například šipkami), InBook ho odmítne a napíše, odkdy úvazek platí. Datum nástupu upravíte v detailu zaměstnance u příslušného úvazku.
- Docházka se vede na úvazek, ne na osobu. Zaměstnanec se dvěma úvazky má v tabulce dva řádky a hodiny se zapisují ke konkrétnímu úvazku.
- Státní svátky jsou v tabulce modře zvýrazněny. Zvýraznění lze vypnout v Nastavení › Kalendář; po vypnutí se svátky ve výkazech nezobrazí.
- Dovolená se do tabulky propíše sama a propojení platí i opačně: zapíšete-li do buňky RD, RD+ nebo N, založí se tím dovolená, která se objeví v detailu zaměstnance v seznamu Zadané dovolené a čerpá nárok. Půlden RD se uloží jako půl dne, N vždy jako celý den. RD+ (nařízená dovolená) čerpá stejný fond jako RD — liší se jen tím, kdo o čerpání rozhodl.
- Dovolenou a práci lze mít v jednom dni. Půl dne dovolené a půl dne práce se zapíše přes Přidat další; v buňce pak stojí oba záznamy pod sebou, dovolená se objeví v Zadané dovolené a odpracované hodiny zůstanou v docházce.
- Na jeden den se ale vejde jen jedna nepřítomnost. Kombinaci typu RD + N v jednom dni InBook odmítne — evidence dovolené vede jeden důvod na den.
- Vymazání nebo změna buňky RD / RD+ / N se týká jen toho dne. Patří-li den do delší dovolené, záznam se kolem něj rozdělí — ostatní dny zůstanou. V seznamu Zadané dovolené pak uvidíte místo jednoho záznamu dva (například 3.–5. 8. a 7.–14. 8., když jste uvolnili 6. srpna). Je to stejná dovolená, jen zapsaná ve dvou termínech.
- Nemá-li úvazek zadaný týdenní rozsah (typicky dohoda, kde se rozsah
nesjednává), nemá InBook co dělit pěti. Zápis z klávesnice proto u dohody
doplní osm hodin, formulář nechá pole prázdné a badge pak ukazuje jen RD
bez hodin. U dohod je tedy lepší počet hodin napsat rovnou —
RD 4. - Bez zvoleného druhu se záznam neuloží. Necháte-li řádek nevyplněný, formulář se nezavře a napíše, co doplnit.
- Dovolenou nelze zadat na víkend ani na svátek — do nároku by se nezapočítala; buňka se neuloží a dole se zobrazí upozornění.
- Do jednoho dne se vejde víc záznamů. Používejte Přidat další, ne přepis existujícího záznamu.
- Dovolená nebo nemoc smí být v jednom dni jen jedna. Přidáte-li druhou (třeba RD a k tomu N), Potvrdit to odmítne a napíše proč — řádky zůstanou v okně, aby šel jeden odebrat. Dovolená vedle běžné práce problém není, kombinace dvou nepřítomností zatím ano.
- Na jeden den lze zapsat nejvýš 24 hodin dohromady, napříč všemi druhy záznamů. Delší zápis se neuloží a InBook napíše proč. Není to limit délky směny — jen pojistka proti dni, který nemohl nastat (třeba 20 hodin práce a k tomu celodenní dovolená).
- Psaní do obsazené buňky celý den přepíše, nepřidává k němu — číslice i zkratka druhu. Když chcete do dne doplnit druhý záznam, otevřete ho kliknutím a použijte Přidat další.
- Zvolíte-li druh z lišty nad buňkou, má přednost před tím, co jste napsali:
napsané
RD 4a kliknuté NV uloží NV 4 h. Hodiny se přeberou, druh je z kliknutí.