Přeskočit na hlavní obsah

Nastavení

K čemu to je​

Nastavení sdružuje správu firmy — kalendář a dovolené, číselníky personalistiky a členy firmy, tedy kdo do ní má přístup.

Kde to najdete​

Nastavení v levém postranním panelu (na užší obrazovce v nabídce ☰). Obsah je rozdělený do záložek.

Jak to funguje​

Obecné​

  • Firemní údaje — název společnosti, IČO, DIČ.
  • Adresa — ulice a číslo popisné, město, PSČ, země.
  • Kontakt — e-mail, telefon.

Údaje se uloží k firmě tlačítkem Uložit v kartě a zůstanou i po odhlášení. Název firmy se hned promítne i do přepínače firem a na kartu ve Vaše prostory. Nahrání loga zatím není k dispozici.

Kalendář​

Nastavení na této záložce platí pro celý prostor, ukládají se hned po změně a zůstanou zachovaná i po odhlášení.

  • Pracovní dny — dny v týdnu, ve kterých se ve firmě pracuje (výchozí pondělí až pátek). Odškrtnutý den se v docházce zobrazí jako nepracovní a nezapočítá se do počtu pracovních dní v hlavičce docházky ani do fondu pracovních dní v exportu. Řídí se jím i dovolená: čerpá se jen v pracovních dnech a jeden den dovolené stojí týdenní rozsah úvazku vydělený počtem pracovních dní (při šesti dnech a 48 h týdně je to 8 h). Státní svátek, který připadne na dovolenou, se do dovolené nepočítá.
  • Státní svátky — přepínač zobrazování státních svátků v kalendáři a docházce (modré zvýraznění). Po vypnutí se ve výkazech nezobrazí.
  • Hromadná dovolená — celofiremní blok dovolené v období Od – Do (např. letní odstávka). Po uložení se rovnou zapíše všem zaměstnancům jako nařízená dovolená — uvidíte ji v docházce i v detailu osoby a InBook napíše, kolika lidem a kolik dní zapsal. Zapisují se jen pracovní dny v době trvání úvazku; víkendy, státní svátky a dny, kdy už někdo dovolenou má, se přeskočí. Zadané období se v docházce navíc podbarví a v záhlaví dne docházkové tabulky se pod ukazatelem myši (na dotyku po podržení prstu) ukáže jeho název.

Personalistika​

  • Osobní čísla zaměstnanců — v jakém formátu se přiděluje osobní číslo novému zaměstnanci: předpona (Z, #, 2026-, nebo žádná) a počet číslic (2 až 6). Formát změníte tužkou v záhlaví karty a uložíte tlačítkem Uložit — dokud ho nestisknete, nic se nemění; Zrušit změny zahodí. Pod poli je vidět, jaké číslo dostane další zaměstnanec, a při úpravách se to mění už během psaní. Samotné pořadí nastavit nejde — v rámci předpony navazuje na nejvyšší už přidělené číslo. Každá předpona má svou vlastní řadu: změníte-li # na Z, další zaměstnanec dostane Z0001, i když dosavadní čísla šla do #0112. Číslo, které už někdo má (třeba 0001 proti #0001), se přeskočí. Číslo jde při zakládání i potom přepsat.

    Dohodáři můžou mít vlastní předponu. Vedle předpony pro zaměstnance jsou pole Předpona — DPP a Předpona — DPČ. Necháte-li je prázdná, použije se předpona zaměstnanců (tak to funguje dnes a nic se nemění). Vyplníte-li je, třeba D proti Z, dostanete dvě oddělené řady: Z0007 a zároveň D0003. Čísla se neprokládají — každá předpona si počítá svou řadu zvlášť. Počet číslic je společný pro všechny řady.

    Která řada se použije, rozhoduje forma úvazku vybraná v dialogu Přidat osobu. Přepnete-li typ úvazku, předvyplněné číslo se přepočítá — pokud jste si ho už nepřepsali ručně.

  • Pracovní pozice — katalog pozic (název, označení) s počtem přiřazených osob.

  • Pracovní úvazky — katalog typů úvazků: název, označení a forma úvazku (HPP / DPP / DPČ). Pracovní dobu ani jednotku tu nezadáváte — hodiny patří ke konkrétnímu úvazku zaměstnance, kde se opravdu sjednávají.

    Forma rozhoduje o zbytku:

    • u pracovního poměru (HPP) se úvazek zaměstnance předvyplní plným týdnem (40 h/týden). Kratší úvazek prostě přepíšete přímo u zaměstnance;

    • u dohod (DPP, DPČ) se rozsah nepředvyplňuje — platí se odpracované hodiny — a aplikace u zadávání úvazku jen připomene zákonný strop (DPP 10 h/týden, DPČ 20 h/týden). Ten je daný zákonem, takže se nikde nezadává.

      Máte-li u starších typů úvazku uložený vlastní strop (třeba 300 h/rok), zůstává v platnosti a aplikace ho dál připomíná i s průměrným týdenním přepočtem. Roční nebo měsíční strop je součet za celé období, ne týdenní limit — 300 hodin za rok můžete odpracovat třeba v jediném měsíci.

    Forma úvazku také rozhoduje, jak se počítá nárok na dovolenou (u dohod se načítá z odpracovaných hodin), takže ji u nově přidaného typu vyplňte správně.

  • Dovolená — katalog typů dovolené s počtem dní. Nahoře v kartě vyberete výchozí typ dovolené, který dostanou nově zakládaní zaměstnanci; je přímo tady, aby se vybíralo z typů vypsaných hned pod ním. U počtu dní je íčko, které vysvětlí, jak se z něj nárok počítá: je to roční nárok při plném úvazku a zaměstnanci se přepočítá podle rozsahu jeho úvazku a odpracované části roku. Nově zakládaný úvazek dostane výchozí typ dovolené; další typy mu přidáte ručně. Dokud výchozí typ vybraný není (nebo je vypnutý), předvyplní se všechny typy z katalogu — berou se jen aktivní položky s kladným počtem dní. Je-li katalog prázdný, vzniká úvazek bez nároku na dovolenou, proto ho založte dřív, než začnete zadávat úvazky. Pozdější změna katalogu už úvazky, které vznikly předtím, nepřepíše — ty upravíte jednotlivě.

    Sick days jsou v tomto katalogu zvláštní položka s označením sick. Nepočítají se do dovolené a na úvazek se nepřidávají — určují jen číslo, které se ukazuje v detailu zaměstnance. Nově založené firmy ji dostanou rovnou (3 dny); nechcete-li sick days dávat, položku smažte nebo zneaktivněte a v detailu zaměstnance o nich nebude ani zmínka. Starší firmy ji nemají — chcete-li sick days evidovat, přidejte si ji.

Položku kteréhokoli katalogu upravíte kliknutím na její řádek, nebo v nabídce akcí na konci řádku.

Role a oprávnění​

Kdo má do firmy přístup a co v ní smí. Záložka obsahuje seznam Uživatelé se sloupci JMÉNO, ROLE, POSLEDNÍ AKTIVITA a STAV; nad ním je vyhledávání a filtry rolí a stavů.

  • Role — Správce smí všechno. Editor zapisuje osoby, docházku a dovolenou a čte reporty. Čtenář všechno jen čte. Role předvyplní oprávnění po oblastech (Zaměstnanci, Docházka, Dovolená, Mzdy, Administrace, Reporty), každou oblast pak můžete nastavit na Žádné, Čtení nebo Zápis.

  • Co to dělá — kdo smí jen číst, nevidí tlačítka pro přidání a úpravy a aplikace mu úpravy nedovolí ani jinou cestou. Oblast s Žádné zmizí z postranního panelu; bez přístupu k Reportům nejsou tisk a export. Administrace je nastavení firmy včetně správy členů.

  • Přidat člena — v dialogu vyplníte jméno a e-mail. Pokud ten člověk InBook ještě nepoužívá, přijde mu pozvánka e-mailem; do firmy se dostane, jakmile se zaregistruje stejnou adresou. Kdo už účet má, vidí firmu hned.

  • Upravit člena — kliknutím na řádek. E-mail změnit nejde (je to jeho identita), jméno ano. V dialogu člena také odeberete — posledního člena firmy odebrat nelze.

  • Když pozvánka nedorazí — u člena, který se ještě nezaregistroval, má nabídka řádku (tři tečky) navíc Odeslat pozvánku znovu a Zkopírovat pozvánku (hotový text s odkazem a adresou, který pošlete svou poštou). Mezi dvěma odesláními je nutná minutová pauza; pokud už adresa účet má, aplikace to řekne a nic neposílá.

  • Stejný dialog otevřete i z karty firmy na přehledu Vaše prostory, položkou Přidat člena.

Integrace​

  • Pohoda — propojení s účetním softwarem Pohoda (mServer) pro export mezd a docházky. Zadává se adresa serveru a uživatelské jméno.

O aplikaci​

Verze aplikace, datum poslední aktualizace, odkazy na podporu a tuto nápovědu a právní informace (zpracování osobních údajů, podmínky služby).

Na co si dát pozor​

  • Firma musí mít aspoň jednoho správce. Posledního člena se zápisem do Administrace nejde odebrat ani mu práva snížit — nejdřív je dejte jinému.

  • Členové přidaní dřív mají plná práva. Kdo byl ve firmě před zavedením rolí, smí všechno, dokud mu roli neupravíte.

  • Čtení zůstává všem členům. Oprávnění omezuje zápis; co je ve firmě zapsané, člen vidí, i když danou sekci v panelu nemá.

  • Změna pracovních dní přepočítá i dovolenou zpětně. Nastavení nemá datum platnosti, takže se po změně znovu spočítá všechna už zadaná dovolená všech zaměstnanců — včetně minulých měsíců. Hodiny dovolené v docházce se přepočítají během chvíle po uložení. Proto se InBook před každou změnou pracovních dní zeptá.

  • Změna formátu osobních čísel nepřečísluje nikoho zpětně. Platí na zaměstnance zakládané od té chvíle; ti stávající si nechávají číslo, které mají — je pod ním vedená docházka i mzdy.

  • Položku číselníku, kterou už někdo použil, nelze smazat. Týká se to Pracovních pozic, Pracovních úvazků i Dovolené. V dialogu takové položky tlačítko Smazat vůbec není a místo něj se zobrazí poznámka: „Tuto položku už někdo používá, nelze ji smazat — lze ji pouze zneaktivnit." U pozic a úvazků je za ní rovnou vypsáno, kdo ji má teď — ať nemusíte hledat. Zneaktivníte ji přepínačem stavu na Neaktivní hned nad patičkou dialogu.

  • Zneaktivnění se u obsazené položky ještě zeptá a vypíše jména lidí, kterých se týká. Potvrdit ho můžete — je to běžný způsob, jak typ úvazku nebo pozici vyřadit z nabídky —, jen ať to není překvapení.

  • Zneaktivněná položka zmizí ze všech nabídek. Přestane se nabízet v Osoby › Přidat osobu (u Pracovní pozice i Typ úvazku) i ve formuláři úvazku na detailu osoby, a nepředvyplní se ani do typů dovolené nového úvazku. Nově ji tedy už nikomu nepřiřadíte.

  • Zneaktivnění nic nepřepočítá. Komu už je položka přiřazená, tomu zůstává, a všechna čísla (docházka, nárok i čerpání dovolené) jsou beze změny. Otevřete-li takový úvazek k úpravě, položka je v nabídce pořád vidět — abyste ji omylem nepřepsali na jinou — a uložení ji nechá beze změny.

  • Nezneaktivněte poslední aktivní typ úvazku. Nezbude-li ani jeden, blok úvazku v Přidat osobu se přestane zobrazovat a nová osoba vznikne bez úvazku — a bez úvazku nemá odkud počítat fond docházky ani nárok na dovolenou. Totéž platí pro Pracovní pozice: bez jediné aktivní položky přestane být pozice u úvazku povinná. Aspoň jednu položku proto v obou číselnících nechte aktivní.

  • Platí to i po odchodu zaměstnance. Položka zůstává „použitá" natrvalo — jeho historie (docházka, Historie úvazku, přehled dovolené) na její název odkazuje dál, takže smazáním by se popisky rozpadly.

  • Smazat jde jen položka, kterou nikdy nikdo neměl. To je nevratné, a aplikace se proto ještě jednou zeptá.

  • Oprávnění se ukládají až s celým členem. Zavřete-li dialog bez uložení, změny v matici se zahodí.

  • Změna uživatelského práva přepíše ruční úpravy oprávnění. Po každém přepnutí práva se matice předvyplní znovu z jeho výchozích úrovní, takže právo vybírejte dřív, než začnete ladit jednotlivé oblasti.

  • Vypnutí státních svátků je jen o zobrazení — svátky se přestanou zvýrazňovat v kalendáři a v docházce. Z fondu pracovních dní v exportu se státní svátky odečítají vždy, bez ohledu na tento přepínač.

  • Hromadná dovolená čerpá jen do výše nároku. Komu nárok nestačí, tomu zbylé dny zůstanou prázdné (InBook napíše, kolika lidí se to týká) — ty dny nejsou dovolená a vyřeší se ve mzdách jinak. Dohody (DPP, DPČ) se nezapisují: u nich se dovolená zadává v docházce v hodinách. Nezapíše se ani lidem na rodičovské nebo neaktivním.

  • Smazáním hromadné dovolené zmizí i dovolená, kterou zapsala. Jiná dovolená, zadaná ručně, zůstane.

  • Hromadná dovolená se zapíše jen lidem, kteří v okamžiku uložení mají úvazek. Kdo nastoupí později, tomu ji doplní tlačítko pro vyplnění řádku v docházce. Totéž platí pro hromadné dovolené uložené před touto změnou.

  • Změna pracovních dní platí i zpětně. Počet pracovních dní se vždy počítá z aktuálního nastavení, takže odškrtnutí dne změní i čísla v už uzavřených měsících.

  • Výchozí typ dovolené platí jen pro nově zakládané úvazky (nová osoba i nový úvazek u stávající) — existujícím se zpětně nepřepíše.

Související​