Organizace
K čemu to je
Organizace je ten, kdo firmy vede — vy sami jako živnostník, nebo účetní kancelář, která spravuje docházku víc klientům. Každý prostor patří právě jedné organizaci a její název vidíte na kartě firmy.
Slouží ke dvěma věcem, a je dobré vědět, ke kterým ne:
- Sdružuje firmy, které spravujete, pod jedno jméno.
- Určuje, pod co zakládáte nové prostory — vždy jen do organizace, do které patříte.
- Nedává přístup k datům. Do docházky, k osobám ani k dovoleným se člen organizace nedostane; k tomu ho musí někdo přidat v konkrétní firmě (Nastavení › Role a oprávnění).
Kde to najdete
V postranním panelu položka Organizace. Kdo zatím do žádné nepatří — typicky ten, kdo byl jen pozvaný do firmy —, najde tam tlačítko Založit organizaci.
Jak to funguje
Stránka je nastavení organizace a má dvě záložky: Obecné (název, typ, vlastník a počet firem) a Členové. Která organizace je otevřená, vidíte v nabídce pod nadpisem; držíte-li jich víc, přepnete se mezi nimi právě tam.
Samotné firmy tu nejsou — najdete je na přehledu Vaše prostory. Kdo drží víc organizací, má tam navíc filtr Organizace.
Založit organizaci
Další organizaci — nebo první, pokud žádnou nemáte — založíte tlačítkem Založit organizaci vedle nabídky organizací (bez organizace je uprostřed stránky). Vyplníte jen název; vlastníkem budete vy a organizace se hned otevře. Firmy do ní pak zařadíte tlačítkem Přidat firmu nebo na kartě firmy (Upravit firmu › Organizace).
Obecné
Název organizace změníte tužkou v rohu karty Základní údaje — pole se otevře přímo v kartě, uložíte ho tlačítkem Uložit. Nový název uvidí všichni členové. Vedle je karta Firmy pod organizací: kliknutím na firmu do ní vstoupíte, odkaz Zobrazit ve Vaše prostory ukáže jejich karty.
Členové
Členem je ten, kdo smí pod vaší organizací zakládat firmy. Přidat ho může jen vlastník organizace, tlačítkem Přidat člena na záložce Členové; stačí e-mailová adresa.
- Pokud ten člověk už InBook používá, je členem hned — dostane štítek Člen a e-mailem mu přijde oznámení, že byl přidán.
- Pokud účet ještě nemá, zůstane u něj štítek Čeká na registraci. Členem se stane sám ve chvíli, kdy se zaregistruje stejnou adresou.
Pozvánka odejde e-mailem na zadanou adresu. Registrovat se pak musí právě tou adresou, jinak se pozvánka nespáruje. Po registraci ho průvodce rovnou přivítá v organizaci — vlastní organizaci ani firmu zakládat nemusí.
:::tip Když e-mail nedorazí U čekajícího člena najdete v nabídce řádku (tři tečky) dvě pomoci:
- Odeslat pozvánku znovu — pošle e-mail ještě jednou (jen vlastník organizace). Mezi dvěma odesláními je nutná minutová pauza; pokud už adresa mezitím účet má, aplikace to řekne a nic neposílá.
- Zkopírovat pozvánku — vloží vám do schránky hotový text i s odkazem a adresou, který kolegovi pošlete svou poštou. Hodí se, když pozvánka končí ve spamu. :::
Vlastník
Vlastník organizaci založil a jako jediný spravuje její členy. V seznamu členů je první, se štítkem Vlastník, a počítá se mezi ně. Odebrat ho nelze — organizace by pak neměla nikoho, kdo smí členy přidávat. Převod organizace na jiného člověka je na nás, napište na podporu.
Firmy pod organizací
Kolik firem pod organizaci patří, ukazuje karta Základní údaje; jejich seznam je na přehledu Vaše prostory. Tlačítkem Přidat firmu v hlavičce záložky Obecné zařadíte pod organizaci firmu, kterou jste sami založili. Jinam ji přeřadíte v nabídce na kartě firmy (Upravit firmu › Organizace) — smí to ten, kdo ji založil.
Na co si dát pozor
- Odebráním člena nepřijde o přístup k firmám, které pod organizací založil — ty ho mají ve svém vlastním seznamu lidí. Přístup ke konkrétní firmě se odebírá v ní, v Nastavení › Role a oprávnění.
- Členství v organizaci není přístup k datům. Nový člen neuvidí docházku žádného vašeho klienta, dokud ho do té firmy někdo nepřidá.
- Zakládat firmy vám musíme povolit i když organizaci máte — napište nám.